Digitalisation du room directory : vers une expérience hôtelière moderne

Qu’est-ce qu’un room directory digital ?

Il convient en premier lieu de rappeler ce qu’est un room directory. Un Room Directory également appelé livret d'accueil, est un document fourni par les hôtels à leurs clients pendant leur séjour. C'est un guide pratique qui compile des informations importantes sur l'hôtel, ses services et les environs.

On peut le trouver en format papier, traditionnellement placé dans la chambre mais la tendance est de proposer une version numérique accessible via un QR code. Il s’agit du room directory digital, consultable par le client depuis ses appareils connectés tels que son smartphone ou sa tablette.

Quels sont les avantages apportés par un room directory digital ?

Adopter un Room Directory digital présente de nombreux avantages pour les hôteliers :

• Amélioration de l'expérience client : Les clients accèdent aux informations quand ils le souhaitent, sur leur propre téléphone, et peuvent même interagir avec le contenu, par exemple en commandant leur petit déjeuner en chambre directement via l’application. 
• Réduction des coûts d'impression et de distribution : Les room directory numériques éliminent le besoin d'impression et de mise à jour régulière des supports papier.
• Accroissement de la satisfaction client : Un accès facile aux informations et une expérience interactive augmentent la satisfaction des clients et leur donnent envie de revenir.

• Image d'hôtel moderne et innovante : La digitalisation des room directory démontre l'engagement de l'hôtel envers les nouvelles technologies et offre une image avant-gardiste.
• Augmentation des ventes additionnelles : Les room directory numériques peuvent inclure des liens vers des services de l'hôtel, comme le restaurant ou le spa, favorisant les ventes additionnelles.
• Engagement écologique : Les room directory digitaux permettent de faire des économies d’encre et de papier. C’est un point important à la fois pour les clients soucieux de l’environnement, et les hôtels souhaitant s’inscrire dans des démarches de développement durable.
• Conformité Atout France : En passant par GetWelcom, vous pouvez créer votre room directory digital personnalisé pour votre établissement tout en étant en conformité avec Atout France sur une vingtaine de points. 

Les caractéristiques et fonctionnalités essentielles d'un room directory digital de qualité

Un room directory digital performant doit proposer les fonctionnalités suivantes :

• Design attrayant et intuitif : L'interface doit être agréable à utiliser et facile à naviguer, même pour les clients pas forcément à l’aise avec la technologie.

• Multilinguisme : Proposer le contenu en plusieurs langues pour répondre aux besoins d'une clientèle internationale.

• Contenu informatif et complet : Inclure toutes les informations essentielles sur les chambres, les services de l'hôtel et les environs.

• Possibilité de réservation de services : Intégrer un système de réservation pour les services de l'hôtel, comme le restaurant ou le spa.

• Mise à jour facile et régulière : Le contenu doit être mis à jour régulièrement pour refléter les changements et les offres spéciales.

Les 3 étapes de transition d’un room directory papier vers un room directory digital

Étape 1 : Choix de la plateforme : Pour réussir la transition vers des Room Directory numériques, les hôtels doivent d'abord choisir la technologie la mieux adaptée à leurs besoins spécifiques. Que ce soit une application mobile, une tablette en chambre ou un écran interactif, la technologie sélectionnée doit répondre aux exigences opérationnelles de l'établissement et aux attentes des clients. 

Etape 2 : Personnalisation de la plateforme : Identifiez et insérer les informations utiles à inclure (photos, textes, services, règles, restauration, activités locales…). Le contenu doit être attractif et doit attirer le client . 

Etape 3 : Formation du personnel : Une fois la plateforme en place, une formation du personnel est indispensable. Les membres du personnel doivent être familiarisés avec le nouveau livret d’accueil pour assurer une utilisation fluide et efficace. Une formation approfondie leur permettra de répondre aux questions des clients, de faire eux même les modifications et de garantir un service de qualité supérieure.

Etape 4 : Lancement au sein de l’hôtel : Enfin, la présentation et la communication avec les clients est essentielle. Les hôtels doivent informer les clients de ce nouveau système et fournir des instructions claires sur l'utilisation. 

Les défis de la digitalisation des room directory

La digitalisation des room directory présente des avantages indéniables, mais elle n'est pas sans ses défis. La connectivité est l'un des principaux obstacles rencontrés. Effectivement, une interruption du réseau peut mettre en péril l'accès aux informations cruciales. De plus, l'accessibilité pose problème pour certains clients qui préfèrent les supports physiques traditionnels ou qui rencontrent des difficultés avec les nouvelles technologies. Cela nécessite la mise en place de solutions alternatives pour garantir l'accès à tous.

Par ailleurs, la collecte de données via des room directory numériques soulève des préoccupations en matière de sécurité et de confidentialité. Les hôtels doivent donc être attentifs à la protection des informations personnelles de leurs clients. En résumé, la numérisation présente des opportunités, mais requiert une gestion minutieuse afin de garantir une expérience client optimale, sécurisée et accessible à tous.

En choisissant de digitaliser votre room directory digital, vos clients auront une plateforme interactive. 

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