Check-in dans les hôtels : pourquoi vous devriez passer au numérique

Aucun hôtelier ne peut y échapper. Le check-in à l’hôtel est une étape obligatoire dans la procédure d’accueil d’un client. Cette lourde tâche administrative qui incombe aux équipes de réception dans l’hôtellerie s’allège ces dernières années au profit de solutions on-line. 🌐 Vous souhaitez franchir ce cap en 2024 ? Dans cet article, nous vous rappelons les règles du check-in à l’hôtel et parcourons les avantages à passer au digital.

Comment fonctionnent et quelles sont les différentes procédures de check-in dans les hôtels ?

Commençons cet article par un rappel de ce qu’est un check-in et un check-out dans un hôtel. Ensuite, nous pourrons nous pencher sur les différences entre les méthodes de check-in traditionnelle et numérique. 📝💻

Définition et rappel du concept de check-in dans les hôtels

Le check-in dans un hôtel, processus par lequel les voyageurs confirment leur arrivée et obtiennent l’accès à leur chambre, est une étape déterminante. 👨🏻‍⚖️ La vérification de leur identité et des composantes de leur séjour, ainsi que la remise des clés peuvent être perçues comme un moment pénible pour eux. Il est donc important de le rendre aussi fluide et agréable que possible. En effet, une gestion efficace de ce qu’on appelle l’enregistrement client en français favorise une première impression positive et une expérience client optimale. 

En 2024, avec l’essor des technologies numériques, le check-in hôtel en ligne est une option qui ne devrait plus en être une ❗ Il permet de réduire les files d’attente à la réception et de vous consacrer à apporter plus de valeur au séjour client. 

Définition et rappel du concept de check-out dans les hôtels

Un départ réussi est aussi important qu’un accueil impeccable ! Le check-out d’un hôtel, processus par lequel les voyageurs quittent votre établissement, marque la fin de leur séjour. Cette étape incluant le règlement des frais, la remise des clés et la vérification des services additionnels utilisés, est un moment stratégique pour la fidélisation client. Une gestion fluide et efficace du check-out (qu’on traduit par « départ client » en français) influence fortement le sentiment général de l’hôte vis-à-vis de la qualité de la prestation. Un véritable atout donc pour assurer la satisfaction des clients, encourager les avis et commentaires positifs et augmenter le taux de fidélisation. ⭐⭐⭐⭐⭐

En 2024, grâce aux systèmes de facturation automatisés, le check-out en ligne gagne en popularité. Ces outils permettent de réduire l’attente à la réception, de minimiser les erreurs comptables et de fluidifier le départ, notamment pour les voyageurs pressés. 🏃♂️

À quelle heure peut-on faire le check-in et le check-out dans les hôtels en moyenne ?

Les heures de check-in et check-out varient beaucoup d’un établissement hôtelier à l’autre. Toutefois, nous avons relevé des plages horaires communes à la plupart des hôtels en France :

⏱️ Horaires de check-in : en général, les chambres sont prêtes pour accueillir les hôtes entre 14 h et 16 h. Mais de plus en plus d’hôteliers proposent un early check-in (à partir de 12 h) face à une demande croissante des clients.

⏱️ Horaires de check-out : en général, les hôteliers demandent aux clients de quitter la chambre au plus tard entre 10 h et 12 h. Mais moyennant un supplément, le late check-out est désormais rendu possible dans bon nombre d’établissements.

Les tips à savoir pour que le check-in et que le check-out du client se passe bien

Voici quelques conseils pour assurer un check-in et un check-out agréables pour les clients (et les réceptionnistes) d’un hôtel.

👌 Pour un check-in d’hôtel réussi : 

• Proposer l’enregistrement en ligne à distance ou via une borne libre-service à l’entrée de l’établissement, afin de gagner du temps et de faciliter l’arrivée du client.
• Former et préparer les réceptionnistes à accueillir les hôtes de manière souriante, chaleureuse et efficace. 
• Collecter un maximum d’informations avant l’arrivée des clients pour leur proposer les services de l’hôtel susceptibles de les intéresser.

👌 Pour un check-out d’hôtel réussi :

• Anticiper le départ du client en rappelant les possibilités de late check-out ou check-out express, ainsi que les services de commande de transports et de consigne à bagages.
• Proposer un check-out en ligne ou via une application mobile.
• Interroger les clients sur leur satisfaction et leur suggérer de laisser un témoignage sur le site internet ou une autre plateforme d’avis en ligne.

Les différences entre la procédure traditionnelle et le check-in en ligne

Jusqu’à l’avènement d’internet, s’enregistrer à la réception était le passage obligé des clients d’hôtels pour accéder à leur chambre. Impossible de procéder au check-in avant l’arrivée. C’est encore le cas dans bon nombre d’établissements hôteliers. Le voyageur est accueilli par un réceptionniste qui lui demande ses informations de réservation et vérifie son identité. Seulement à cette condition, le personnel lui remet les clés de sa chambre.

Avec le check-in en ligne, plus besoin d’attendre que le voyageur franchisse le hall d’accueil pour l’enregistrer. Grâce au check-in on-line, il suffit de lui envoyer un e-mail ou SMS avec un lien. Il remplit alors le formulaire en ligne avec ses données personnelles, ses préférences et les détails de son séjour. Quel que soit le lieu où il est et l’heure qu’il est ! Dans les établissements équipés de systèmes de déverrouillage par clé électronique ou code, le client peut même accéder directement à sa chambre sans passer par la réception. Une solution de self-check-in également rendue possible via une borne digitale que l’hôtelier installe à l’entrée.

Quel est l’intérêt du check-in numérique pour un hôtel ?

Les raisons de passer du check-in papier au digital sont nombreuses pour le client, mais aussi pour l’hôtelier. Tour d’horizon des 5️⃣ avantages à adopter le check-in à distance dans votre hôtel en 2024.

N° 1 : Le check-in digital permet de réduire les coûts opérationnels des hôtels

Automatiser l’enregistrement client réduit la charge de travail de vos réceptionnistes, ainsi que le stress lié aux pics d’activité en heures de pointe. Grâce à la saisie des informations par le voyageur, votre staff d’accueil est ainsi libéré pour réaliser des tâches à plus forte valeur ajoutée, telles que l’assistance aux hôtes ou la résolution de problèmes. 🛠️ 

▶️ Lisez notre article pour découvrir 4 autres tâches à automatiser pour soulager l’équipe de réception d’un hôtel

N° 2 : Le check-in digital en hôtels permet d’améliorer la satisfaction client

Collecter des informations sur les préférences et habitudes de vos clients lors du processus de check-in en ligne apporte des indications sur ce qui leur plait en voyage. Une mine d’or pour personnaliser leur séjour et proposer des services ou des équipements qui correspondent véritablement à leurs besoins. Et c’est aussi une opportunité pour gagner des points au moment fatidique de la notation ! 💬😨

N° 3 : Le check-in digital permet de moderniser l’image de marque de l’hôtel

Pourquoi rénovez-vous régulièrement vos chambres ? Certainement pour donner le sentiment au client de séjourner dans un établissement où l’on prend soin d’offrir les meilleures prestations. Il en va de même pour l’accueil. Mettre à disposition des solutions innovantes pour le check-in contribue à renvoyer une image de marque plus dynamique de votre hôtel. 🌟

N° 4 : Le check-in digital permet de générer des revenus additionnels pour l’hôtel

Un dispositif de check-in en ligne est bien plus qu’un simple formulaire d’enregistrement. S’il dispose de fonctionnalités permettant la promotion de services complémentaires, il peut être votre allié pour booster le chiffre d’affaires de votre hôtel grâce au cross-selling et à l’upselling. En effet, n’est-il pas préférable de suggérer un surclassement, une réservation d’activités ou un petit-déjeuner en chambre lorsque le client prépare son séjour dans la tranquillité de sa maison plutôt qu’à son arrivée après un long trajet épuisant ?

▶️ Vous cherchez une application qui permet à vos clients de s’enregistrer facilement, de consulter les informations sur l’hôtel et de réserver une prestation ? Découvrez la guestapp GetWelcom.

N° 5 : Le check-in digital renforce la sécurité de votre hôtel

Les plateformes de check-in sont souvent protégées par des protocoles de sécurité robustes garantissant la confidentialité des données des clients. De plus, la vérification d’identité renforcée améliore la sécurité financière de l’établissement hôtelier en réduisant les risques de fraudes au cours des transactions. Enfin, le fait de s’enregistrer en ligne limite les interactions en face à face avec le personnel d’accueil, une véritable aubaine en période de crise sanitaire.

"53 % des clients d’hôtels s’agacent devant le temps perdu à la réception lors de l’arrivée ou/et du départ : files d’attente, procédure trop longue, aspect trop administratif, personnel incompétent, car débutant ou mal formé…"

Source : statistiques sur les attentes des clients d’hôtels issues d’enquêtes menées par le cabinet Coach Omnium

Comment le check-in digital améliore-t-il l’expérience client hôtelière ?

Opter pour le check-in à distance n’agit pas seulement dans l’intérêt de l’hôtelier. La plupart des voyageurs y voient l’opportunité d’alléger les démarches administratives et de commencer leur séjour plus sereinement. 🧘

Un check-in fluide et serein avant d’arriver à l’hôtel

Le principal avantage du check-in sans contact est le gain de temps considérable pour les clients.

Ils peuvent l’effectuer depuis leur domicile ou leur lieu de travail. Un moyen d’éviter les files d’attente, souvent longues et frustrantes, à leur arrivée.

Ils s’enregistrent à tout moment, depuis n’importe quel appareil connecté à internet.

Ils choisissent l’heure à laquelle ils souhaitent arriver à l’hôtel, ce qui leur offre une grande flexibilité dans la planification de leur voyage. Surtout s’ils n’ont plus besoin de passer par la réception pour récupérer leur clé. 🔑

Check-in digital en hôtel : la clé d’un séjour personnalisé

Combien de personnes vous ont déjà demandé de changer de chambre suite à leur installation ? Par exemple, parce qu’ils ont oublié de vous dire qu’ils avaient du mal à monter des marches ou parce qu’ils voulaient deux lits jumeaux et pas un lit double.

Grâce au check-in en ligne, les clients peuvent prendre le temps de s’enregistrer en précisant leurs préférences en matière de chambre, d’étage ou de services supplémentaires. Vous pouvez ainsi mieux anticiper leurs besoins et éviter des désagréments pénibles. 👍

Une communication simplifiée au sein des hôtels grâce au check-in digital

Êtes-vous lassé de répéter le même discours à l’arrivée d’un client ? Aimeriez-vous avoir plus de temps pour discuter avec eux, leur recommander des bons plans, résoudre leurs problèmes… ?

Le check-in numérique vous permet de communiquer avec les voyageurs avant leur arrivée et de leur envoyer des informations pratiques, telles que les horaires de réception, les services disponibles, les attractions touristiques des environs. De plus, certaines applications rendent possible la promotion d’offres spéciales ou la réservation de prestations, directement via la plateforme de check-in digital. 📱

▶️ C’est le cas de la solution GetWelcom. Une guest app complète pensée pour faciliter le séjour de vos clients et soulager votre équipe de réception.